Numériser
Transformer les documents papier en fichiers numériques lisibles et exploitables par le cabinet.
Numérisation documentaire
Numérisation de documents comptables pour fiduciaires suisses
Backoffice Fiduciaire peut prendre en charge la numérisation, le classement et la préparation documentaire des pièces comptables de vos mandats. L’objectif est simple : permettre à votre cabinet d’exploiter un flux digital propre, sécurisé et directement utile à la production comptable.
Un dossier papier non structuré ralentit toute la chaîne comptable. Un dossier digital bien préparé permet au cabinet de produire plus vite, de contrôler plus facilement et de mieux servir son client.
Objectif
Créer une base documentaire propre avant la production comptable
La numérisation n’a de valeur que si elle facilite ensuite la comptabilité. Scanner des documents sans classement, sans logique de mandat et sans suivi ne suffit pas. La prestation vise à rendre les pièces exploitables dans un flux de production fiduciaire.
Classer
Organiser les pièces selon le mandat, la période, la nature du document et les besoins de production.
Préparer
Mettre les documents dans un état utilisable pour la tenue comptable, la TVA, les bouclements et les contrôles du cabinet.
Périmètre opérationnel
Ce que comprend la numérisation de pièces comptables
Le périmètre est défini avec votre cabinet selon le volume, la qualité des pièces, le mode de réception, le délai attendu et l’usage prévu dans la production comptable.
Documents papier
Numérisation de factures, quittances, relevés, justificatifs et autres pièces nécessaires au mandat.
Classement par mandat
Organisation des documents par client, période, catégorie et type de pièce selon le cadre convenu.
Contrôle de lisibilité
Vérification pratique de la qualité des fichiers : pages lisibles, documents complets, doublons évidents et pièces inutilisables.
Préparation GED
Structuration des fichiers pour leur intégration dans un environnement documentaire exploitable par votre cabinet.
Liste des manquants
Identification des documents absents, incomplets, illisibles ou nécessitant une demande complémentaire.
Préparation comptable
Mise en ordre des pièces pour faciliter ensuite la production comptable, TVA et bouclement.
ZCA-OS
Exploiter la numérisation dans l’infrastructure de production
ZCA-OS est conçu pour produire efficacement à partir de documents structurés. Lorsque les pièces sont digitalisées, classées et disponibles dans un flux propre, la production comptable devient beaucoup plus rapide, sans recours à l’intelligence artificielle.
Documents prêts
Les pièces sont organisées pour être utilisées dans la production comptable, sans perdre du temps à chercher les documents.
Production accélérée
Une fois le mandat paramétré et les documents préparés, les dossiers adaptés peuvent être produits très rapidement.
Sans IA
La vitesse ne repose pas sur des modèles génératifs. Elle repose sur une infrastructure métier privée et un flux documentaire structuré.
Expérience client
Moderniser l’expérience documentaire de vos clients
Beaucoup de clients comparent désormais leur fiduciaire aux standards digitaux de leur banque : documents disponibles, demandes claires, suivi, sécurité et simplicité. Une bonne organisation documentaire renforce cette perception sans changer votre relation commerciale.
Moins de pièces perdues
Les documents sont centralisés, classés et préparés pour éviter les échanges dispersés.
Demandes plus claires
Les documents manquants ou illisibles peuvent être identifiés plus proprement pour relance par votre cabinet.
Image plus professionnelle
Votre cabinet peut offrir une expérience documentaire plus moderne sans reconstruire toute son organisation.
Dossiers adaptés
Dossiers papier adaptés à la numérisation
Certains clients transmettent encore des classeurs, enveloppes, tickets ou piles de documents. Ces dossiers peuvent être intégrés dans un flux plus moderne, à condition de cadrer le volume et le niveau de classement attendu.
Dossiers adaptés
Clients avec documents papier récurrents, classeurs raisonnablement organisés, tickets, factures, quittances et relevés à intégrer dans une GED ou un flux comptable.
Dossiers à cadrer
Documents mélangés sur plusieurs années, pièces très abîmées, absence de périodes, volumes élevés, documents incomplets ou classement initial inexistant.
Tarification
Tarification de la numérisation selon le volume réel
La numérisation papier dépend fortement du volume, de l’état des pièces et du niveau de classement attendu. Elle est donc facturée séparément de la production comptable annuelle.
Base indicative
Numérisation des documents papier : à cadrer séparément selon le volume, l’état des documents transmis et le niveau de classement attendu.
Volume important
Les volumes élevés, dossiers très désordonnés ou reprises documentaires complexes peuvent nécessiter une estimation ou un devis spécifique avant démarrage.
Ce que la prestation ne remplace pas
Ce que la numérisation ne remplace pas
Backoffice Fiduciaire prépare les documents pour les rendre exploitables. Votre cabinet conserve la validation des traitements, les décisions comptables, les demandes au client final et la responsabilité du mandat.
Conservation des originaux
La gestion, conservation ou destruction des originaux doit être définie clairement par votre cabinet avec ses clients.
Validation comptable
Le classement documentaire facilite la production, mais ne remplace pas les arbitrages professionnels.
Relation client
Les demandes complémentaires au client final passent par votre cabinet, sauf organisation contraire.
Sécurité
Numérisation opérée dans un cadre suisse
Les documents comptables contiennent des informations bancaires, fiscales, salariales et commerciales. Le traitement documentaire doit donc rester cohérent avec les exigences de confidentialité d’une fiduciaire.
Production suisse
La prestation est opérée en Suisse, sans délégation à une chaîne de traitement étrangère.
Sans IA
Les documents ne sont pas envoyés à des modèles génératifs pour être interprétés ou traités.
Confidentialité
Le traitement s’inscrit dans un cadre de collaboration confidentiel entre Backoffice Fiduciaire et le cabinet partenaire.
Intégrer vos clients papier dans un flux digital
Un premier échange permet d’évaluer le volume, l’état des documents, le niveau de classement souhaité et l’intégration possible dans votre production comptable.